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Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)

Auftrag gemäß Art. 28 DS-GVO – Vereinbarung zwischen dem Kunden – nachstehend Auftraggeber genannt – und lime INVEST GmbH, Liebigstraße 8, 76135 Karlsruhe – nachstehend Auftragnehmer genannt.

Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen

  1. Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer (im Folgenden „Parteien“ genannt) im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag.
  2. Dieser Vertrag findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch ihn beauftragte Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten des Auftraggebers in dessen Auftrag verarbeiten.
  3. In diesem Vertrag verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der EU Datenschutz-Grundverordnung zu verstehen. In diesem Sinne ist der Auftraggeber der Verantwortliche, der Auftragnehmer der Auftragsverarbeiter. Soweit Erklärungen im Folgenden „schriftlich“ zu erfolgen haben, ist die Schriftform nach § 126 BGB gemeint. Im Übrigen können Erklärungen auch in anderer Form erfolgen, soweit eine angemessene Nachweisbarkeit gewährleistet ist.

Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst alle Tätigkeiten, welche gemäß den Leistungsbeschreibungen und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen mit dem Auftraggeber (Geschäftsbedingungen, Bestellungen der SaaS-Produkte (Software as a Service) des Auftragnehmers und Verträge über individuelle Leistungen) erbracht werden und eine Auftragsverarbeitung darstellen. Dies gilt auch, sofern die Leistungsbeschreibungen und die jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen nicht ausdrücklich auf diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Bezug nehmen.

Die Verarbeitung beginnt mit Abschluss dieses Vertrags oder des Hauptvertrags und erfolgt auf unbestimmte Zeit bis zur Kündigung dieses Vertrags oder des Hauptvertrags durch eine Partei.

Art, Zweck und Betroffene der Datenverarbeitung

  1. Die Art der Verarbeitung umfasst alle Arten von Verarbeitungen im Sinne der DSGVO.
  2. Der Umfang, die Art und der Zweck einer etwaigen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen sind in Anhang 3 beschrieben.
  3. Es werden alle personenbezogene Daten, die zum Zwecke der Verarbeitung erforderlich sind, verarbeitet.

Kategorie der betroffenen Personen

Kategorien betroffener Personen sind insbesondere:

  • Mitarbeiter des Auftraggebers
  • Geschäftspartner des Auftraggebers
  • Interessenten des Auftraggebers
  • Kunden des Auftraggebers

Pflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und dokumentierter Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne von Art. 28 Abs. 3 lit. a) DSGVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Eine Ausführung von rechtswidrigen Weisungen darf der Auftragnehmer ablehnen.
  2. Der Auftragnehmer verwendet darüber hinaus die zur Verarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke.
  3. Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen, allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Er beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung.
  4. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung die Vertraulichkeit streng zu wahren.
  5. Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich zur Vertraulichkeit zu verpflichtet, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen.
  6. Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (insbesondere Art. 32 DSGVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Sofern auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen des Auftragsverhältnisses verarbeitet werden, gewährleistet der Auftragnehmer zusätzlich die Einhaltung der sich aus § 22 Abs. 2 BDSG ergebenden angemessenen und spezifischen Maßnahmen.
  7. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für betroffene Personen.
  8. Der Auftragnehmer unterstützt, soweit erforderlich den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen, geltend gemachten Ansprüchen betroffener Personen (im Sinne des Kapitel 3 DSGVO) sowie bei der Einhaltung der in Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten.
  9. Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden.
  10. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Direkt an ihn gerichtete Anfragen wird er unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
  11. Soweit gesetzlich verpflichtet, bestellt der Auftragnehmer eine fachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für den Datenschutz. Es ist sicherzustellen, dass für den Beauftragten keine Interessenskonflikte bestehen. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mit oder begründet, weshalb kein Beauftragter bestellt wurde. Änderungen in der Person oder den innerbetrieblichen Aufgaben des Beauftragten teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mit. Sind in einem Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der automatisierten Datenverarbeitung (Erhebung und Nutzung) beschäftigt, muss laut DSGVO ein Datenschutzbeauftragter benannt werden. Der Auftragnehmer sichert zum jetzigen Zeitpunkt zu, dass weniger als 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind. Aus diesem Grund werden Datenschutzangelegenheiten zentral über die E-Mail Adresse
    datenschutz@lime-invest.com geregelt. Veränderungen werden dem Auftraggeber mitgeteilt.
  12. Die Auftragsverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU oder des EWR. Jegliche Verlagerung in ein Drittland darf nur mit Zustimmung des Auftraggebers und unter den in Kapitel 5 DSGVO enthaltenen Bedingungen sowie bei Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags erfolgen.

Sicherheit der Verarbeitung

  1. Die im Anhang 1 beschriebenen Datensicherheitsmaßnahmen werden als verbindlich festgelegt. Sie definieren das vom Auftragnehmer geschuldete Minimum. Die Beschreibung der Maßnahmen muss so detailliert erfolgen, dass für einen sachkundigen Dritten allein aufgrund der Beschreibung jederzeit zweifelsfrei erkennbar ist, was das geschuldete Minimum sein soll. Ein Verweis auf Informationen, die dieser Vereinbarung oder ihren Anlagen nicht unmittelbar entnommen werden können, ist nicht zulässig.
  2. Die Datensicherheitsmaßnahmen können der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung entsprechend angepasst werden, solange das hier vereinbarte Niveau nicht unterschritten wird. Zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit erforderliche Änderungen hat der Auftragnehmer unverzüglich umzusetzen. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Wesentliche Änderungen sind zwischen den Parteien zu vereinbaren.
  3. Soweit die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den Anforderungen des Auftraggebers nicht oder nicht mehr genügen, benachrichtigt der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich.
  4. Der Auftragnehmer sichert zu, dass die im Auftrag verarbeiteten Daten von sonstigen Datenbeständen strikt getrennt werden.
  5. Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Ausgenommen sind technisch notwendige, temporäre Vervielfältigungen, soweit eine Beeinträchtigung des hier vereinbarten Datenschutzniveaus ausgeschlossen ist.
  6. Die Verarbeitung von Daten im Auftrag mit Privatgeräten ist nicht gestattet.
  7. Dedizierte Datenträger, die vom Auftraggeber stammen bzw. für den Auftraggeber genutzt werden, werden besonders gekennzeichnet und unterliegen der laufenden Verwaltung. Sie sind jederzeit angemessen aufzubewahren und dürfen unbefugten Personen nicht zugänglich sein. Ein- und Ausgänge werden dokumentiert.

Regelungen zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

  1. Im Rahmen des Auftrags verarbeitete Daten wird der Auftragnehmer nur entsprechend der getroffenen vertraglichen Vereinbarung oder nach Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder sperren.
  2. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
  3. Den entsprechenden Weisungen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer jederzeit und auch über die Beendigung dieses Vertrages hinaus Folge leisten.
  4. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
  5. Der Auftragnehmer haftet bei Erfüllung seiner Pflichten nicht dafür, wenn das Ersuchen der

betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig, oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

Weitere Auftragsverarbeiter

  1. Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO in Anspruch zu nehmen.
  2. Die jeweils aktuell eingesetzten, weiteren Auftragsverarbeiter kann der Auftraggeber jederzeit im “Anhang 2 – weitere Auftragsverarbeiter” einsehen.
  3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über jede Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung von weiteren Auftragsverarbeitern, wodurch der Auftraggeber die Möglichkeit erhält, gegen derartige Änderungen innerhalb von 14 Tagen ab Veröffentlichung Einspruch zu erheben.
  4. Im Falle eines Einspruches kann der Auftragnehmer nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtige Änderung erbringen oder – sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung nicht zumutbar ist – die von der Änderung betroffene Leistung gegenüber dem Auftraggeber kündigen.
  5. Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an weitere Auftragsverarbeiter, so obliegt es dem Auftragnehmer, die datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag auf den der weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen.

Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.
  2. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. der datenschutzrechtlichen Bestimmungen feststellt.
  3. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer soweit erforderlich Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren und Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Kontrollen durch Dritte zu verweigern, soweit diese mit ihm in einem Wettbewerbsverhältnis stehen oder ähnlich gewichtige Gründe vorliegen.
  4. Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus vom Auftraggeber zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt. Soweit der Auftragnehmer den Nachweis der korrekten Umsetzung der vereinbarten Datenschutzpflichten erbringt, soll sich eine Kontrolle auf Stichproben beschränken.
  5. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

Mitteilungspflichten

  1. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten unverzüglich mit. Auch begründete Verdachtsfälle hierauf sind mitzuteilen. Die Mitteilung hat spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis des Auftragnehmers vom relevanten Ereignis an eine vom Auftraggeber benannte Adresse zu erfolgen. Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:
    1. eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
    2. den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen;
    3. eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
    4. eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen
  2. Ebenfalls unverzüglich mitzuteilen sind erhebliche Störungen bei der Auftragserledigung sowie Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die in diesem Vertrag getroffenen Festlegungen.
  3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich von Kontrollen oder Maßnahmen von Aufsichtsbehörden oder anderen Dritten, soweit diese Bezüge zur Auftragsverarbeitung aufweisen.
  4. Der Auftragnehmer sichert zu, den Auftraggeber bei dessen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO im erforderlichen Umfang zu unterstützen.

Beendigung des Auftrags

  1. Befinden sich bei Beendigung des Auftragsverhältnisses im Auftrag verarbeitete Daten oder Kopien noch in der Verfügungsgewalt des Auftragnehmers, hat dieser des nach Wahl des Auftraggebers die Daten entweder zu vernichten oder an den Auftraggeber zu übergeben. Die Wahl hat der Auftraggeber innerhalb von 12 Tagen nach entsprechender Aufforderung durch den Auftragnehmer zu treffen. Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass eine Wiederherstellung auch von Restinformationen mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist.
  2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die unverzügliche Vernichtung bzw. Rückgabe auch bei weiteren Auftragsverarbeitern herbeizuführen.
  3. Der Auftragnehmer hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung zu führen und dem Auftraggeber unverzüglich vorzulegen.
  4. Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer mindestens bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres nach Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung dem Auftraggeber übergeben.

Entgelte

  1. Ein Entgelt für diesen Auftrag wird nicht gefordert.
  2. Soweit der Auftraggeber Unterstützung für die Beantwortung von Anfragen Betroffener benötigt, hat er die hierdurch entstehenden Kosten zu erstatten.
  3. Soweit der Auftraggeber Kontrollrechte ausüben wird, orientiert sich die vorab zu vereinbarende Höhe des Entgelts an einem festzulegenden Stundensatz des für die Betreuung vom Auftragnehmer abgestellten Mitarbeiters.

Haftung

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung.

Sonstiges

  1. Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.
  2. Sollte Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen und ist ohne Unterschrift gültig.

Anhang 1 – Datensicherheitsmaßnahmen

Im Folgenden werden die auftragsbezogenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit festgelegt, die der Auftragnehmer mindestens einzurichten und laufend aufrecht zu erhalten hat. Ziel ist die Gewährleistung insbesondere der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der im Auftrag verarbeiteten Informationen.

  • Pseudoanonymisierung personenbezogener Daten, solange der Personenbezug nicht benötigt wird.
  • Verschlüsselung personenbezogener Daten
    • Bei der Übertragung
    • Bei der Speicherung
  • Zugriffskontrolle
    • Beschränkung des Personenkreises mit Zugriff auf sensible Daten
    • Vergabe von individuellen, eingeschränkten und sicheren Zugängen zu sensiblen Daten
    • Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems
  • Integrität
    • Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport
  • Eingabekontrolle
    • Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder entfernt worden sind
  • Verfügbarkeit
    • Regelmäßige Backups der Daten
    • Redundanter Aufbau systemkritischer Bestandteile der technischen Infrastruktur

Anhang 2 – weitere Auftragsverarbeiter

  • Amazon Web Services EMEA SARL / AWS Europe
    Hosting der Cloud-Software
  • 1&1 IONOS SE
    FTP-Server
  • Hetzner Online GmbH
    Rechnungsversand
  • Mailgun Technologies, Inc
    E-Mail Versand / Empfang / Newsletter
  • Kaleido Al GmbH
    Hintergrundentfernung (Bilder)
  • Google LLC
    Google Analytics
  • DATEV eG
    Steuern
  • Atlassian
    Knowledge Base
  • Microsoft 365
    Office Suite, z.B. Outlook

Anhang 3 – Auflistung der personenbezogenen Daten und Zweck ihrer Verarbeitung

Art der Daten

Gegenstand der Zusatzvereinbarung sind folgende Datenarten und -Kategorien:

  • Personenstammdaten
  • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail, Fax)
  • Vertragsstammdaten
  • Protokolldaten

Kreis der Betroffenen

Der Kreis der durch diese Zusatzvereinbarung Betroffenen umfasst:

  • Kunden und Interessenten des Auftraggebers
  • Mitarbeiter und Lieferanten des Auftraggebers